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Sistema de Gestão para Assessoria de Imprensa e Comunicação

Você sabe organizar coletivas de imprensa?

As coletivas de imprensa são ferramentas importantes em diversos cenários comunicacionais dentro das empresas. Apesar de estarem diretamente relacionadas a momentos de crise, as coletivas vão muito além. Elas são fundamentais para divulgação de informações positivas, balanços, lançamentos de ações, entre outros, mas pouco utilizadas para este fim.

O que acontece é que os assessores de comunicação ficam com um pé atrás na elaboração das coletivas por diversos fatores: medo da baixa presença da imprensa, receio do posicionamento do porta-voz diante que questões polêmicas, falta de interesse dos jornalistas pelas informações serem repassadas em massa. Essas dúvidas sempre vão existir, por isso é essencial que o profissional reconheça a importância da notícia que repassará aos veículos.

Questões a serem levadas em consideração

Quem já trabalhou em veículos com divulgação diária sabe como é inoportuno participar de uma coletiva de imprensa perto do horário do fechamento do jornal ou do noticiário de televisão, por exemplo. Então, o assessor deve sempre ficar atento à rotina dos jornalistas que irá convidar para a coletiva. A baixa presença pode estar diretamente relacionada a essa questão.

Além disso, existem inúmeros modelos de coletivas de imprensa. Para cada situação, há um formato que melhor se encaixa. Há empresas que gostam de promover jantares ou almoços para a divulgação de informações. Eu, particularmente, acho que almoços entram na primeira questão abordada aqui. Diversos telejornais passam nesse horário e a correria do jornalismo impresso, da rádio e dos sites de notícias impedem que o jornalista sente confortavelmente na cadeira, faça uma longa refeição e ainda apure as informações, para depois trabalhar em cima delas. Sendo assim, não recomendo.

Jantares podem funcionar, mas o assessor corre o risco de privilegiar certos veículos, já que o jornal vai estar fechando sua edição e poderá publicar essa notícia apenas no dia seguinte, quando todos os outros veículos já deram.

Na minha opinião, coletiva de imprensa é coletiva de imprensa e confraternização é confraternização. Acho que juntar as duas coisas causa situações questionáveis. Nada impede a empresa de promover uma coletiva e aproveitar a ocasião para convidar os jornalistas para um confraternização em um outro momento.

O que você precisa para uma coletiva de imprensa

Determinada a informação a ser repassada, o primeiro passo é enviar o release para os veículos. É importante ligar para os veículos um dia antes da coletiva, para lembrar os pauteiros e chefes de reportagem.

Treinar o porta-voz também é recomendado, principalmente em momentos de crise, mas não apenas. Qualquer coletiva de imprensa vai exigir que o porta-voz tenha conhecimentos aprofundados sobre o assunto, números e valores. 

Não deixe de fazer o press kit. Reúna o básico, como o release impresso, um bloquinho e caneta, coloque em uma pasta com a logo da empresa e entregue aos jornalistas. Dessa maneira, quem não conseguiu ainda ver o release, terá essa possibilidade de ler antes do início da coletiva. Vale colocar materiais como folder e revista institucional, mas não sobrecarregue o press kit.

É interessante colocar um banner ou a algum material com a logo da empresa atrás do entrevistado. Ela aparecerá em todas as fotos e filmagens. Garanta um microfone para o porta-voz para que todos os participantes possam ouvir e situe-o em um local mais alto que os jornalistas, para facilitar o trabalho dos fotógrafos cinegrafistas.  Caso a coletiva seja pela manhã, você pode servir um coffee break ao final, dando a oportunidade de perguntas adicionais, se esse for o caso.

Mantenha o controle da situação. Em coletivas de gerenciamento de crise, é interessante deixar o microfone aberto para o porta-voz pelo tempo que ele precisar, mas determine um tempo limite para as perguntas. Por exemplo: abra 15 minutos para perguntas e respostas. Sempre observe se as perguntas tem a ver com o assunto tratado. Se não tiverem a ver, você pode interferir e pedir para que se mantenha o foco da coletiva.

Para coletivas com temas menos polêmicos, não é preciso determinar os tempos com tanto rigor, mas o controle deve ser mantido. Nesses casos, não há tanto problema em deixar o porta-voz a vontade para conversar com jornalistas após o término, no entanto, esteja sempre atento para interferir e ajudar o entrevistado.

Sempre reserve um tempo logo após a coletiva para as entrevistas para a televisão. Reúna todos os repórteres de TV e peça para que todos participem de apenas uma entrevista. Eles vão gravar imagens durante a coletiva, mas a sonora (a entrevista que vai ao ar) normalmente é gravada após o evento, já que a televisão tem como principal característica as matérias mais curtas e precisa, dessa forma, de falas curtas que necessitem de pouca edição.

Tenha sempre em mente que…

– Você não pode privilegiar jornalistas, concedendo exclusivas ou momentos a sós com o entrevistado;
– A coletiva de imprensa é um evento sério e profissional, dessa maneira, evite bate-papo com repórteres amigos;
– O assessor de comunicação e imprensa não é o porta-voz da empresa.

Fonte: Blog Emanuelle Gomes