A organização é fundamental para o bom funcionamento e gestão de uma agência de comunicação produtiva e empenhada. Ao organizar as atividades da equipe, documentos físicos e digitais, contas a pagar e receber, planejamento, mailing, clipagem e entre outros, cria uma cadeia que possibilita a criação de um trabalho eficaz.
Há diversos métodos para facilitar essa estruturação, sendo a tecnologia a maior aliada para ampliar a produtividade e melhorar a organização na sua agência de comunicação. Confira algumas ferramentas que podem auxiliar nessa composição e organizar suas tarefas:
Agenda do Google (Google Calendar) - Não só auxilia nos compromissos com hora marcada, mas pode ser usado como indicador de tarefas para o dia, ainda é possível criar uma agenda com datas comemorativas e repetir sempre que necessário. Essa ferramenta funciona de forma online e off-line, sendo possível sua alteração só no modo online, o usuário integra sua conta ao seu Gmail e pode fazer uso da agenda pelo computador ou celular. Você também pode usar para anotar as pautas da semana, os aniversariantes do mês e até anexar arquivos em cada atividade. Seus colabores também podem ter acesso ao calendário, através da visibilidade total ou parcial dos seus compromissos. Fique alerta que o Google Calendar é gratuito.
Google Alerts - Com ele é possível sinalizar os assuntos que deseja receber alerta, quando algo sobre for indexado pelo site de busca. Se o usuário escolhe, por exemplo, “Bovespa”, toda novidade lançada na rede relacionada ao assunto será enviada para seu e-mail. Também pode servir para encontrar assuntos do segmento em que atua o cliente para ajudar na produção de pautas. É possível escolher a periodicidade em que o alerta é enviado, a língua dos sites que serão usados na busca e quais canais você deseja que seja feita a pesquisa (notícias, blogs, vídeos, etc).
Planilha em Excel – Por meio de uma planilha, a organização pode ser estabelecida de forma simples e rápida, torna-se muito mais fácil o seu mailing de acordo com o público que deseja atingir. Isso, porque você pode organizar a planilha com cargo, estado, cidade, editoria e então facilitar a seleção do mailing ideal. Acesse agora o modelo de planilha de Excel que disponibilizamos para que possa organizar seu mailing.
Trello – Ferramenta de gerenciamentos de projetos, o Trello é extremamente versátil e pode ser ajustado da maneira que melhor atende ao usuário, sua interface é bastante intuitiva e composta por quadros que reúnem diversas listas de informações. O acesso pode ser tido por diversos navegadores e não necessita de qualquer tipo de instalação, ainda permite que seja possível o compartilhamento com outros usuários para edição ou visualização.
CRM - Ter um sistema de Customer Relationship Management pode auxiliar nos seus contatos de prospecção e ainda auxiliar no registro de follow-up e relacionamento com clientes. Dessa forma, sua equipe terá os registros em um só ambiente e será mais fácil de dar continuidade em um contato quando o atendimento não está na agência. Há opções de sistemas gratuitos e outros com baixo custo que podem ser bem vantajosos para a sua agência.
Dropbox - Dropbox é um serviço para armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem. Nele, é possível criar uma pasta virtual no seu computador que ficará armazenada na nuvem. A vantagem é que essa pasta pode ser trabalhada como uma pasta normal com a segurança de que todos os arquivos estão seguros na nuvem.
SigeCom – É um sistema gerencial com foco em assessorias de imprensa e comunicação pioneiro no Brasil. Ele integra jornalistas, veículos, clientes e colaboradores e automatiza os procedimentos da agência em um único ambiente web. Com armazenamento em nuvem, permite o acesso de qualquer lugar e oferece a segurança para os dados cadastrados no sistema. No SigeCom é possível fazer administração de mailing, cadastro e envio de releases, gerenciamento de follow-up, gestão de clipping, mensuração de resultados, gestão de atividades dos colaboradores, com possibilidade de envio de alertas, cadastro de jobs e orçamentos, gestão comercial, gestão financeira com lançamento de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, relatórios gerenciais, que podem ser gerados através de diversos parâmetros ou unificando todas as informações. Experimente o SigeCom agora, clique aqui.