Uma boa gestão pode ser capaz de identificar erros e programar melhorias que tornarão a agência mais produtiva. E, para que a gestão seja efetiva, a organização é fundamental. Desde as atividades da equipe, documentos físicos e digitais, contas a pagar e receber, planejamento, mailing, clipagens, tudo precisa estar em uma cadeia organizada, para que o trabalho seja eficaz.
Nos dias de hoje a tecnologia é a maior aliada para ampliar a produtividade das pessoas. Várias ferramentas estão disponíveis para auxiliar quem busca organizar as suas tarefas. Confira abaixo algumas dicas:
Agenda do Google (Google Calendar) - O usuário integra sua conta ao seu Gmail e pode fazer uso da agenda pelo computador ou celular. Acessível offline, porém só pode ser alterado em modo online. Pode inserir pessoas com visibilidade total ou parcial dos seus compromissos. Não só auxilia nos compromissos com hora marcada, mas pode ser usado como indicador de tarefas para o dia. É possível criar uma agenda com datas comemorativas e repetir sempre que necessário. Fácil de mover as atividades e totalmente na nuvem. Você pode usar para anotar as pautas da semana, os jornalistas que fazem aniversário e até anexar arquivos em cada atividade. Recebe alertas e é totalmente gratuito.
Google Alerts - Mais uma ferramenta do Google que é indispensável. Com ele é possível sinalizar os assuntos que deseja receber alerta quando algo sobre for indexado pelo site de busca. Se o usuário escolhe, por exemplo, “Bovespa”, toda novidade lançada na rede relacionada ao assunto será enviada para seu e-mail. Pode lhe ajudar na clipagem de clientes ou concorrentes. Também pode servir para encontrar assuntos do segmento em que atua o cliente para ajudar na produção de pautas. É possível escolher a periodicidade em que o alerta é enviado, a língua dos sites que serão usados na busca e quais canais você deseja que seja feita a pesquisa (notícias, blogs, vídeos, etc).
Planilha em Excel - Se você achava que o Excel só servia para fazer planilha financeira, está enganado. Com uma planilha simples e organizada, será bem mais fácil selecionar o seu mailing de acordo com o público de jornalistas que deseja atingir. Isso, porque você pode organizar a planilha com cargo, estado, cidade, editoria e então facilitar a seleção do mailing ideal. Acesse agora o modelo de planilha de Excel que disponibilizamos para que possa organizar seu mailing.
CRM - Ter um sistema de Customer Relationship Management pode auxiliar nos seus contatos de prospecção e ainda auxiliar no registro de follow-up com os jornalistas e relacionamento com clientes. Dessa forma, sua equipe terá os registros em um só ambiente e será mais fácil de dar continuidade em um contato quando o atendimento não está na agência. Há opções de sistemas gratuitos e outros com baixo custo que podem ser bem vantajosos para a sua agência.
Dropbox - Esse você já deve conhecer e até utilizar. Dropbox é um serviço para armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem. Nele, é possível criar uma pasta virtual no seu computador que ficará armazenada na nuvem. A beleza disso é que você pode trabalhar com ela como se fosse uma pasta normal sabendo que todos seus arquivos estão protegidos na nuvem caso algo aconteça com seu computador. Na assessoria de imprensa você pode disponibilizar o clipping para o seu cliente e arquivos sincronizados com a sua equipe.
SigeCom - Integra tudo isso e muito mais. O SigeCom é o sistema gerencial com foco em assessorias de imprensa e comunicação pioneiro no Brasil. Ele integra jornalistas, veículos, clientes e colaboradores e automatiza os procedimentos da agência em um único ambiente web. Com armazenamento em nuvem, permite o acesso de qualquer lugar e oferece a segurança para os dados cadastrados no sistema. No SigeCom é possível fazer administração de mailing, cadastro e envio de releases, gerenciamento de follow-up, gestão de clipping, mensuração de resultados, gestão de atividades dos colaboradores, com possibilidade de envio de alertas, cadastro de jobs e orçamentos, gestão comercial, gestão financeira com lançamento de contas a pagar e receber, fluxo de caixa e emissão de boletos e NF, relatórios gerenciais, que podem ser gerados através de diversos parâmetros ou unificando todas as informações. Experimente o SigeCom agora, clique aqui.
