As rotinas de uma agência de assessoria de imprensa são muitas: atendimento ao cliente, produção e aprovação de textos, atualização de mailing, divulgação de pautas, follow-up, clipping, fechamento de relatórios, entre muitas outras. Para controlar o andamento de todas as atividades diariamente, o gestor precisa ter uma visão geral e contar com a capacidade de autogestão dos colaboradores. Como as funções assumidas pelos assessores de imprensa estão cada vez mais amplas e complexas, o volume de trabalho precisa ser gerenciado de maneira a otimizar a produção sem perder prazos e sem desmotivar ou sobrecarregar o funcionário.
A dinâmica do mundo globalizado e a disseminação de informações em tempo real faz com que a tarefa de gerenciar uma agência de comunicação seja extremamente desafiadora. Uma das formas de organizar o trabalho com eficiência é apostar em tecnologias que ajudem o colaborador a fazer a sua própria gestão do tempo e das atividades a serem cumpridas. Assim, fica mais fácil garantir, por exemplo, que as atualizações de sites e redes sociais sejam feitas nos momentos adequados ou que aniversários de clientes e datas importantes para geração de pautas não passem batidos.
Ferramentas como o SigeCom, sistema de gestão criado para atender especificamente às necessidades de agências, facilitam a autogestão, permitindo que os proprietários ou coordenadores das empresas consigam se focar em ações estratégicas, de prospecção ou mesmo em rotinas administrativas que muitas vezes ficam em segundo plano por causa das urgências do dia-a-dia.
Pelo SigeCom a organização das atividades é centralizada e acessível a todos da empresa em um ambiente online com acesso remoto, o que permite a inclusão de tarefas e o gerenciamento da execução conforme prazos estipulados e níveis de prioridade. O funcionário ganha autonomia para liderar o trabalho de forma organizada enquanto o gestor tem a possibilidade de acompanhar, mesmo à distância, o passo a passo de cada ação sem perder a noção do todo.
O simples fato de dar mais condições para o assessor gerir as tarefas e controlar as demandas sem necessitar do suporte constante de um superior faz com que o profissional se sinta valorizado e reconhecido, o que resulta em maior produtividade para empresa e transparência para os clientes, que também podem monitorar o andamento de cada etapa do trabalho pelo sistema e entender todo o esforço empenhado até a conquista (ou não) de uma grande emplacada na imprensa.