A coletiva de imprensa é, na maioria dos casos, lembrada apenas em momentos de crise – o que pede uma organização rápida e respostas pontuais ao problema ocorrido. Mas é preciso pensar a coletiva de imprensa para além da crise. Ela pode servir para divulgar lançamentos e balanços e impulsionar ações positivas da empresa.
Mas como e quando organizar esse tipo de ação? Quem será o porta-voz da empresa? Quais veículos e jornalistas chamar? Para ajudar a responder essas questões, preparamos algumas dicas. Confira:
Pense nos convidados: Defina exatamente qual será a pauta da coletiva e convide jornalistas e veículos específicos que cubram o assunto que será tratado. Já falamos um pouco sobre a importância de ter um mailing bem segmentado aqui. Pense também em outras pessoas que podem ser convidadas para a coletiva e que possam se interessar pelo assunto abordado– clientes, novos parceiros comerciais ou investidores, por exemplo.
Preste atenção no horário: Não é indicado marcar coletivas próximo ao horário de fechamento dos jornais ou programas de TV, se você convidar repórteres desse segmento. Isso pode fazer com que o público do evento fique reduzido. Tente pensar em um horário que possa ter uma maior adesão dos jornalistas convidados. Lembre também de reservar um tempo após a coletiva para as entrevistas de TV, reunindo todos os repórteres para a gravação da sonora que poderá ir ao ar.
Invista no media training: Nem sempre um diretor ou dono de empresa está preparado para falar com a imprensa, por isso é importante que o assessor realize um bom treinamento com ele antes da realização da coletiva. O porta-voz deverá saber se colocar não só diante do público, mas também precisará saber o que dizer caso surjam perguntas que não foram respondidas durante a coletiva. Quem for representar a empresa, deve ter conhecimentos aprofundados sobre o assunto que irá ser abordado, além de números e valores que possam entrar em pauta.
Release e follow up: Ao enviar o convite para os jornalistas sobre a coletiva, lembre-se de mandar também um release falando sobre o tema da coletiva e, um dia antes ligar para lembrá-los do evento. Aqui preparamos algumas dicas para melhorar o seu follow.
Prepare o press-kit e o local da coletiva: No dia do evento, fique atento aos detalhes que farão toda a diferença: microfone e sistema de som precisam estar acertados para que todos os presentes possam ouvir, procure colocar um banner com a logo da empresa em um local de destaque, para que ele apareça nas fotos e filmagens, situe o porta-voz em um local de destaque, como um palco ou púlpito, também para garantir que ele apareça nas imagens. Além disso, lembre de montar um press-kit com release impresso, caneta e bloco de notas em uma pasta com a logo da empresa.
