O sucesso na divulgação de uma pauta não está apenas em criar um bom material, que chame a atenção e garanta o lugar do seu cliente na mídia. É fundamental ter um mailing bem organizado.
Nele, você saberá para qual jornalista, colunista ou influenciador digital enviar o release, muitas vezes dando enfoques diferentes e atendendo às características de cada um. Além do básico, como nome, e-mail, veículo e telefone, é importante destacar qual a editoria, se atua em determinado caderno e qual a região de cobertura desse espaço.
Confira algumas dicas importantes para manter um mailing eficiente para ajudar na sua divulgação:
Atualização
É importante fazer atualização diária/semanal. Se você tiver o material em um local só e acessível a todos na agência, é mais fácil alterar na base sempre que tiver informação nova.
Arquivo único
Salve em apenas um arquivo. Para facilitar ainda mais, use o Google Docs para ter uma planilha online o tempo todo ou uma ferramenta que integra tudo, como o SigeCom.
Mídia
Defina qual o tipo de mídia, se é TV, internet, Rádio, jornal, blog. Cada veículo requer uma forma de comunicação e ter isso bem detalhado no mailing é muito importante.
Dados completos
Coloque o máximo de informações do contato. Data de aniversário, horário de fechamento da coluna/editoria, se o jornalista gosta ou não de receber follow-up por telefone ou ligação no celular são dados importantes sobre os seus contatos.
Algumas vezes, é preciso fazer o envio de material pelo correio, por isso é importante que você tenha inclusive o endereço do destinatário.
Também é necessário saber se o telefone principal deve ser o celular ou se deve ser usado somente em último caso. A variedade de informações ajuda na prospecção.
Periodicidade
Saiba a periodicidade do veículo. Não adianta encaminhar pauta factual para uma revista que é mensal quando o evento acontece daqui a alguns dias, por exemplo. Quando um jornalista recebe um material sem essa atenção, já começa a contar pontos negativos.
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