Como é organizado o mailing na sua empresa? Cada funcionário possui o seu, os contatos são organizados em uma planilha que todos acessam? A organização e atualização do mailing são tarefas importantes para economizar tempo no dia a dia de qualquer agência. Se for necessário divulgar um evento, por exemplo, o tempo perdido organizando e escolhendo para quem enviar a pauta ou release poderia ser usado para aprimorar o material.
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Além de ter sempre o contato a mão, é importante que a base de dados não se limite a apenas nome e email. Saber a data de aniversário, veículo em que trabalha, perfil (colunista, editor, produtor...) e editoria em que atua é de extrema importância para manter boas relações e não enviar emails com pautas ou releases que só interessam a uma parte dos contatos.
No Sigecom, os usuários podem cadastrar os jornalistas levando em conta estado, cidade, perfil, veículo, editoria e abrangência. Além de telefone e email a data de aniversário também pode ser adicionada. Porém, para que o mailing funcione é importante que o usuário atualize as informações do contato sempre que telefone ou veículo, por exemplo, mudar. Isto pode ser feito de qualquer computador, já que o Sigecom é um sistema de gestão que mantém as informações em uma só base acessível a qualquer momento via web.