A organização e atualização do mailing são tarefas importantes para economizar tempo no dia a dia de qualquer agência. Se for necessário divulgar um evento, por exemplo, o tempo perdido organizando e escolhendo para quem enviar a pauta ou release poderia ser usado para aprimorar o material.
É importante que a base de dados não se limite a apenas nome e e-mail, saber a data de aniversário, veículo em que trabalha, perfil (colunista, editor, produtor...) e editoria em que atua é de extrema importância para manter boas relações e não enviar e-mails com pautas ou releases que só interessam a uma parte dos contatos.
Confira essa leitura: Organização: como otimizar o seu mailing e ter sucesso na divulgação
No SigeCom, os usuários podem cadastrar os jornalistas levando em conta estado, cidade, perfil, veículo, editoria e abrangência. Além de telefone e e-mail, a data de aniversário também pode ser adicionada. Porém, para que o mailing funcione é importante que o usuário atualize as informações do contato sempre que telefone ou veículo. Isto pode ser feito de qualquer computador, já que o SigeCom é um sistema de gestão que mantém as informações em uma só base acessível a qualquer momento via web.