Para muitas agências de comunicação a tarefa de enviar releases para imprensa pode ser um tormento. O mailing está armazenado em planilhas no excel e não se tem o controle de quem recebeu ou abriu o release enviado pelo email. Muitas vezes, o cadastro de algum jornalista é alterado em uma lista, mas não em outra, o que acaba desorganizando os contatos e dificultando um momento que não raramente precisa ser ágil, para que a factualidade da notícia não se perca ou o colunista já tenha saído da redação, por exemplo.
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Também é preciso levar em consideração o funcionamento dos veículos de comunicação e estreitar relações com editores, produtores, repórteres e colunistas. Os horários que são melhores para enviar e-mail, qual colunista não gosta de receber ligações, o perfil de cada veículo, tudo deve ser levado em consideração e anotado, de preferência no cadastro dos contatos, para que a informação não fique perdida. Por isto, o mailing pode ser considerado um patrimônio da agência, construído com anos de relacionamento com a imprensa, boa observação e experiência.
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Uma solução é criar uma planilha bem organizada, que possa ser acessada por todos e que a equipe tenha comprometimento em alterar somente a matriz. Disponibilizamos uma planilha modelo gratuita com as principais informações que um mailing deve ter, clique aqui para baixar.
Outro ponto importante, é cuidar da parte pós divulgação, com a clipagem que estará relacionada ao release. Portanto, se tudo isso estiver reunido em um só local a vida dos assessores fica muito mais fácil. A centralização de mailing, releases e clipping em um único ambiente, como é possível no Sigecom, economiza tempo e ainda possibilita saber qual contato recebeu, leu e veiculou a pauta em questão. Caso seja necessário usar os mesmos contatos para o envio de outra pauta, não tem problema.
O usuário pode criar um grupo, como “colunistas de internet” ou “editores de economia”, e exportar os contatos para este grupo, selecionando-o sempre que necessário. No Sigecom, os usuários também podem cadastrar os jornalistas levando em conta estado, cidade, perfil, veículo, editoria e abrangência. Além de telefone e email a data de aniversário também pode ser adicionada.