O trabalho em uma agência requer, acima de tudo, organização. Lidar com clientes, montar pautas, definir mailing, enviar releases e classificar o clipping são tarefas que exigem do assessor tempo e empenho, afinal, é tudo isso que faz a empresa funcionar e ganhar destaque no mercado.
Porém, manter essa organização nem sempre é fácil. Dependendo do número de clientes e do trabalho a ser realizado, organizar o que deve ser feito dentro da agência despende um tempo que muitas vezes o assessor não tem. É por isso que a melhor forma de manter a organização é fazer com que o trabalho seja iniciado com ela.
Preparamos algumas dicas para auxiliar na organização de assessorias de imprensa:
Defina datas de início e prazo para conclusão das atividades - Parece um conselho básico, mas muitas pessoas esquecem a importância de estabelecer datas de início e fim das atividades e acabam se perdendo na hora de fazer o seu trabalho. Por isso, lembre-se sempre de estipular prazos para cada tarefa a ser realizada
Identifique cada uma das atividades a ser realizada e a importância delas - Essa dica é basicamente um questionamento: o que precisa ser feito? Clipagem? Entrevista? Follow? Produzir textos ou fotos? Separar as atividades que precisam ser feitas é uma maneira de se organizar para que tudo seja produzido de acordo com a necessidade de realização delas. É uma pauta urgente ou pode se estabelecer um prazo maior para o cumprimento dela, por ser de baixa prioridade? Fazer essa diferenciação auxilia bastante o assessor na hora de organizar os trabalhos da agência.
Baixe o material - Modelo de planilha para organizar o mailing
Separe por cliente e o responsável pelo atendimento – Ordenar quem faz o que e para quem é feito organiza não só o atendimento ao cliente, mas também a agência como um todo, afinal de contas, cada colaborador faz parte da agência e precisa estar ciente de suas atividades.
Utilize ferramentas de organização – Com o auxílio da tecnologia, hoje em dia ficou muito mais fácil manter a organização, com Agenda, Calendário e Documentos centralizados em um só lugar. Para agências de comunicação, ter informações como pautas cadastradas, releases enviados e um mailing atualizado é fundamental. Outro ponto importante nesse aspecto é quanto a contatos – manter sempre atualizados telefones e e-mails é essencial nas organizações.
Para facilitar o trabalho nas assessorias de imprensa, o SigeCom desenvolveu um sistema pioneiro no mercado, que reúne todas as informações necessárias para tornar possível a organização nas empresas. Além de possibilitar a administração das tarefas na área de comunicação, o SigeCom ainda permite que o usuário faça gestão financeira e comercial da empresa e uma maior integração entre agência e cliente.
Lembre-se que ser um profissional organizado, além de demonstrar responsabilidade, faz com que a sua rotina seja mais prática e te dá mais segurança na hora de realizar seus trabalhos.
