O envio de releases é um dos pilares do trabalho do assessor de imprensa. E muito mais que um texto bem feito e atraente, o cuidado com a pós-produção também é algo a ser levado em consideração. Qual a melhor maneira de salvar o material produzido? E como ter o controle do que já foi enviado? Neste texto, vamos tentar ajudar a resolver essas questões.
Muitas vezes achamos que apenas criar pastas no computador é o suficiente para manter o trabalho sob controle, mas o que acaba acontecendo é que dentro destas pastas vão se criando outras pastas, além dos inúmeros arquivos que podem estar salvos dentro delas e aí tudo acaba ficando desordenado e você perde o controle do seu trabalho.
Uma dica simples é criar pastas que possam identificar melhor o material como, por exemplo: o nome do cliente, o mês, o projeto. Nominar o arquivo não só com o nome do release, mas com o ano, mês e data, também pode ajudar na organização, pois dessa forma o próprio computador organiza os arquivos criados antes ou depois, numa ordem cronológica.
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Porém, é preciso lembrar que podem acontecer imprevistos quando lidamos com arquivos salvos em memórias físicas de computadores, como um problema no disco rígido que exigirá uma formatação. Lá se vai todo o trabalho feito, além do controle do que foi produzido, enviado e para quem.
Para isso, a solução são as pastas criadas em nuvem, em sistemas como o Google Drive ou o Dropbox, e arquivos salvos no Google Docs. Essa é uma boa alternativa, mas lembre-se de utilizar a dica que demos anteriormente sobre como salvar os arquivos ou pastas, ou o material produzido acabará ficando fora de ordem.
Mas mesmo a opção de salvar os arquivos e pastas em nuvem tem as suas limitações. Mesmo sendo uma boa alternativa, um problema do armazenamento em sistemas como o Google Drive é que há um limite de arquivos que são salvos, de acordo com o tamanho deles.
Mas então, como manter releases organizados, seguros e armazenados sem se preocupar com o espaço que ocupam?
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O SigeCom é uma ferramenta que permite tudo isso! O sistema possui uma área para produção, armazenamento e envio de releases. Os arquivos ficam salvos na nuvem, que não tem limite de espaço, e passam por backup diário.
Além de armazenar de forma segura os releases produzidos pela agência, o SigeCom ainda permite que o material seja enviado para cada jornalista que compõe o mailing da assessoria. O sistema permite o envio para grupos ou individual. Bastar realizar a pesquisa do mailing e selecionar para quem encaminhar o texto produzido. Essa ferramenta facilita ainda a clipagem depois do envio e possibilita a produção de relatórios de produtividade.
Todo o material feito pela agência é importante e mantê-lo salvo e organizado é uma maneira de otimizar o trabalho de todos os colaboradores.
