A tarefa de enviar releases para imprensa pode ser um tormento para as agências. O mailing, ao ser armazenado em planilhas nos computadores, não permite o controle de quem recebeu ou abriu o release enviado pelo e-mail. Além disso, muitas vezes, o cadastro de algum jornalista é alterado em uma lista, mas não em outra, o que acaba desorganizando os contatos e dificultando a rotina da assessoria de imprensa, que precisa ser ágil para que a factualidade da notícia não se perca ou o colunista já tenha saído da redação, por exemplo.
Usando o mailing como base, o assessor vai precisar escolher os veículos e jornalistas que receberão os releases, press-kit, sugestões de pauta ou outros materiais para divulgação. É preciso prestar bastante a atenção! Além de escolher e ter o cuidado em enviar o material para as pessoas certas, o profissional precisa ficar atento em datas e horários de envio, tudo isso conta.
Outro ponto importante, é cuidar da parte pós divulgação, com a clipagem que estará relacionada ao release. Portanto, se tudo isso estiver reunido em um só local a vida dos assessores fica muito mais fácil. A centralização de mailing, releases e clipping em um único ambiente, como é possível no SigeCom, economiza tempo e ainda possibilita saber qual contato recebeu, leu e veiculou a pauta em questão. Caso seja necessário usar os mesmos contatos para o envio de outra pauta, não tem problema.
O usuário pode criar um grupo, como "colunistas de internet" ou "editores de economia", e exportar os contatos para este grupo, selecionando-o sempre que necessário. No SigeCom, os usuários também podem cadastrar os jornalistas levando em conta estado, cidade, perfil, veículo, editoria e abrangência. Além de telefone e e-mail, a data de aniversário também pode ser adicionada.