O mailing é formado através de uma relação entre o assessor e o jornalista, uma relação completa e abrangente, dos veículos de comunicação que possam interessar a assessoria e seus clientes. Os dados que compõe o mailing orientam o trabalho diário na assessoria, e possibilita que o profissional saiba a quem – dentro de um jornal, site, emissora de TV ou rádio – pode enviar determinado tipo de release.
Por esse motivo, o mailing da agência deve estar sempre atualizado. Lembrando que as rotatividades dos profissionais nos veículos de comunicação costumam ser grande. Fique atento!
A listagem deve conter as informações básicas sobre os veículos e jornalistas: nome, endereço, aniversário, celular, site, jornalistas, setores, entre outros. A organização deve ser prática, onde o assessor consiga identificar as informações de forma fácil.
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Quanto as divulgações de eventos, o procedimento é mais abrangente e costuma exigir mais de um release para divulgação, press kits, coletivas e outros materiais. Assim sendo, o processo ideal pode ser definido em algumas etapas:
• Um mês antes do evento:
Planeje como obter espaço nos meios de comunicação e já deixe preparado o mailing que será usado em cada fase.
• Durante a primeira quinzena:
Comece a enviar os releases para os veículos, é ideal que sejam enviados em etapas onde em um processo serão enviados para os jornais, depois emissoras de rádio, televisão e para portais. Lembre-se de priorizar as mídias com periodicidade longa para que dê tempo de veicular na próxima edição antes do evento se realizar.
• Segunda quinzena:
Selecione os colunistas que mais se enquadre com o estilo do evento e envie um release personalizado para cada um. Além disso, prepare press kits para ser usado no contato com produtores.
• Terceira quinzena:
Fique preparado para o começo das entrevistas em rádio e televisão. Reforce o envio de releases para os veículos que ainda não deram retorno, assim como o envio de artigos para editoriais de opinião de portais, jornais ou revistas. Não esqueça que cada texto precisa ser diferente!
• Quarta quinzena:
Elabore a programação jornalística do evento (coletivas, currículos e fotografias). Envie um press kit para acompanhar todos os dados possíveis do evento com o convite.
• Durante o evento:
Atenda a imprensa em um espaço próprio com subsídios e preparação para cobertura.
• Após o evento:
Envie agradecimentos por escrito para todos os jornalistas que foram chamados nas fases do processo de divulgação.
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