A convocação de uma coletiva de imprensa exige um tema de ocorrência imediata e de grande relevância para mobilizar os jornalistas das redações até o local e horário determinado. A empresa precisa ter informações para comunicar ou esclarecer que sejam de interesse para o público em geral, assim há mais probabilidade de os veículos de comunicação de massa comparecerem em grande número.
Para que o evento seja bem-sucedido, a assessoria de imprensa precisa se preocupar com alguns detalhes de organização como:
Data, hora e local - Com as redações cada vez mais enxutas e as agendas lotadas de compromissos, o deslocamento dos jornalistas precisa ser bem avaliado. Então, antes de marcar uma coletiva é importante verificar se não há outros eventos de grande porte agendados para o mesmo dia; assegura-se de que o local escolhido é acessível e o horário adequado. Para facilitar o fechamento das matérias, as coletivas devem ocorrer preferencialmente pela manhã ou início da tarde.
Estrutura física e logística - A convocação da imprensa pode ocorrer na própria empresa do cliente ou em espaços contratados, como salões de hotéis. O importante é que o local conte com estacionamento, rede wi-fi (pois muitos enviam matérias online) e equipamentos multimídia caso a apresentação inclua recursos audiovisuais.
A distribuição do espaço também deve prever corredores para o posicionamento de câmeras de TV e máquinas fotográficas, assim como suporte para microfones. Um serviço de coffe-break também é bem-vindo e pode ser servido enquanto os jornalistas aguardam pelo entrevistado.
Divulgação e credenciamento - Os convites para a coletiva devem ser enviados respeitando um mailing detalhadamente selecionado, com jornalistas que costumam cobrir o tema em questão. Além de divulgar a coletiva, cabe à assessoria fazer o follow-up, confirmar a presença dos veículos e gerar o credenciamento de imprensa.
Preparo do entrevistado - A escolha do porta-voz é determinante para o sucesso de uma coletiva com a imprensa. O representante da empresa precisa estar extremamente preparado para falar sobre o assunto e ter desenvoltura para responder a diferentes perguntas que podem ser levantadas pelos repórteres.
Nessas horas, é muito importante o entrevistado está por dentro do vocabulário básico da assessoria de imprensa. Para saber mais, confira o nosso material a respeito do Glossário do Assessor de Imprensa.
Geralmente o evento se inicia com a apresentação de alguns tópicos (poucos, para introdução do tema) e, na sequência, os jornalistas passam a fazer perguntas diretamente ao porta-voz. O assessor deve participar para garantir que os repórteres não desviem o foco e que todos tenham a oportunidade de fazer perguntas, seguindo uma ordem pré-estabelecida.
A segurança e a credibilidade nas respostas do orador são fundamentais para firmar a imagem desejada, para isso, é interessante realizar um treinamento prévio com o porta-voz (uma simulação com perguntas e respostas previstas) para que ele perceba as suas dificuldades, corrija eventuais falhas e ganhe mais confiança para lidar com a sabatina.
Press-kits e materiais adicionais - A assessoria de imprensa pode preparar press-kits com materiais de suporte (gráficos, textos complementares e até peças multimídia) para entregar aos jornalistas durante a coletiva.
Depois do evento é interessante providenciar a transcrição das entrevistas e disponibilizar para os jornalistas presentes e até para os veículos que não puderam comparecer; assim como encaminhar materiais prometidos e atender novas demandas que surgem para repercutir o assunto.
Confira quando e como montar press-kits.