O cliente contratou a sua agência de comunicação para divulgar na imprensa um evento importante e você ficou responsável por coordenar todas as etapas do trabalho. E agora? Por onde começar? Como garantir bons resultados em um curto espaço de tempo?
Calma, mesmo que tudo pareça acumulado, afinal eventos têm data para acontecer e prazo limitado para divulgação, dá para fazer um excelente trabalho se você seguir algumas regras que valem tanto para um congresso de medicina quanto um show de rock.
Planejamento é a chave - O primeiro passo é saber qual o objetivo do cliente (se é chamar público para o evento, atingir profissionais da área, repercutir o assunto, vender algum produto). A partir disso, deve-se definir veículos e meios de comunicação prioritários e organizar um cronograma de ações bem detalhado, dia a dia.
Esforço concentrado - Mesmo que a contratação ocorra com antecedência e você tenha um prazo longo para preparar o trabalho, o contato mais intenso com os jornalistas sempre ocorre nas semanas ou dias que antecedem o evento para reforçar a factualidade da notícia. Nesse processo, algumas atividades são essenciais, como:
- Atualização do mailing, que deve ser segmentado por região, área de interesse ou foco específico do evento.
- Seleção dos jornalistas/colunistas/blogueiros que receberão material exclusivo e gerenciamento intensivo dessa divulgação com follow-up - e até contato presencial em algumas situações.
- Sugestão de entrevistas em programas de rádio e TV, com acompanhamento e orientação do entrevistado sobre como ressaltar o evento numa resposta curta.
- Produção de press-kits e entrega nas redações. Dependendo do tema e propósito, jornalistas podem ser convidados para cobrir ou apenas prestigiar o evento.
- Organização do credenciamento de imprensa – e definição dos parâmetros para autorização de jornalistas que solicitam cobertura.
- Preparação de materiais especiais para veículos segmentados – sem esquecer de sites e blogs.
- Monitoramento constante de veículos de imprensa e da repercussão nas mídias sociais sobre o evento.
O grande momento - No dia do evento, o assessor de imprensa - junto com sua equipe, se necessária – é um dos primeiros a chegar ao local para garantir o bom andamento de todas as estratégias programadas. Alguns passos ajudam a manter esse planejamento em ordem:
- Use roupas e sapatos confortáveis. Mesmo que o evento seja sofisticado, você está a trabalho e precisa estar adequado para ficar horas de pé e se locomover com agilidade.
- Leve todo o material de apoio que possa ser útil, como bloco de anotações, caneta, celular com carregador, laptop, pen-drive, câmera fotográfica, releases extras.
- Confira se o local possui internet wireless e mantenha seus equipamentos conectados.
- Chegue cedo e certifique-se de quem é quem no evento – fundamental conhecer autoridades, celebridades ou convidados importantes; assim como os principais nomes do alto escalão da empresa.
- Tenha por perto um gerente ou diretor responsável por lhe passar informações e tirar dúvidas durante todo o evento.
- Repasse com o porta-voz da empresa os principais dados e todos os detalhes a serem destacados em entrevistas ou na coletiva.
- Recepcione a imprensa antes de iniciar o evento e encaminhe os jornalistas para entrevistas em espaço previamente organizado, de preferência sem muita interferência de som alto ou pessoas passando, mas que identifique o local.
- Oriente o fotógrafo. Mesmo que não seja da sua equipe, se a empresa o contratou, vocês precisam trabalhar em conjunto para garantir o melhor resultado. Se possível, já combine com antecedência a melhor forma de receber as imagens e em qual prazo. Também converse sobre exclusividade das fotos, para salvar seu pós-evento de um furo inesperado.
- Não vá embora sem ter certeza de que possui todo o material necessário para a divulgação posterior, sejam fotos, depoimentos ou confirmações de nomes. Aquelas promessas de confirmar algo depois por e-mail geralmente atrasam o trabalho, pois as outras pessoas não têm a noção de agilidade que a imprensa requer.
Finalizando o serviço - Depois de ter cumprido todo o ritual na cobertura e acompanhamento do evento, o assessor segue com a divulgação nos dias seguintes. O momento é de reunir informações, atualizar textos, montar materiais especiais, escrever notas, enviar releases aos jornalistas e fotos-legendas para colunistas e, por fim, conferir os resultados e apresentar um clipping de sucesso ao cliente.